Στη σύγχρονη επιχειρηματική πραγματικότητα και με δεδομένες τις μεγάλες και διαρκώς μεταβαλλόμενες προκλήσεις των αρχών του 21ου αιώνα, η ανάγκη για αποδοτικότητα και μείωση κόστους καθιστά την αυτοματοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών όχι προαιρετική, αλλά άκρως επιτακτική. Η Τεχνητή Νοημοσύνη (Τ.Ν.) προσφέρει λύσεις οι οποίες επιτρέπουν στις επιχειρήσεις, και δη στις μικρομεσαίες, να βελτιώσουν τις λειτουργίες του back office τους, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους.
Του Νάσου Χατζητσάκου
Συγκεκριμένα, η Τ.Ν. επιτρέπει την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών, όπως η καταχώριση δεδομένων, η διαχείριση των τιμολογίων και η επεξεργασία των εγγράφων. Πλατφόρμες όπως το UiPath και το Blue Prism προσφέρουν εργαλεία RPA (Robotic Process Automation), τα οποία επιτρέπουν την αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών, μειώνοντας τα λάθη και αυξάνοντας σε μεγάλο βαθμό την αποδοτικότητα.
Κρίσιμος για την ομαλή λειτουργία μιας επιχείρησης είναι και ο τομέας της διαχείρισης των εγγράφων. «Ψηφιακά εργαλεία» (όπως το Ocrolus) χρησιμοποιούν Τ.Ν. για την αναγνώριση και την αυτόματη αρχειοθέτηση εγγράφων, επιτρέποντας την ταχύτερη ανάκτηση πληροφοριών και τη μείωση του χρόνου αναζήτησης.
Cash flow
Η παρακολούθηση των ταμειακών ροών είναι, επίσης, ζωτικής σημασίας για τη βιωσιμότητα μιας επιχείρησης. Πλατφόρμες όπως το ClickUp AI και το Datarails προσφέρουν «ψηφιακά εργαλεία» τα οποία επιτρέπουν την ανάλυση των ταμειακών ροών σε πραγματικό χρόνο (!), εντοπίζοντας άμεσα τυχόν καθυστερήσεις και αποστέλλοντας κατευθείαν ειδοποιήσεις για την έγκαιρη λήψη μέτρων.
Τα πλεονεκτήματα της αξιοποίησης των δυνατοτήτων της Τεχνητής Νοημοσύνης στην ανάλυση των ταμειακών ροών συνοψίζονται στα εξής:
• Ακρίβεια και ταχύτητα: Η Τ.Ν. επεξεργάζεται μεγάλα σύνολα δεδομένων με υψηλή ακρίβεια και ταχύτητα, μειώνοντας τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους.
• Προγνωστική ανάλυση: Οι αλγόριθμοι προβλέπουν μελλοντικές τάσεις, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να προετοιμάζονται για επερχόμενες αλλαγές στη ρευστότητα.
• Ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο: Η Τ.Ν. εντοπίζει ανωμαλίες ή αποκλίσεις στις ταμειακές ροές και αποστέλλει ειδοποιήσεις, επιτρέποντας την άμεση αντίδραση.
• Οπτικοποίηση δεδομένων: Εργαλεία όπως το Google Looker Studio παρέχουν διαδραστικά dashboards, διευκολύνοντας την κατανόηση των οικονομικών δεδομένων.
Δημιουργία αναφορών
Ακόμα ένας τομέας με διαδικασίες χρονοβόρες για μια επιχείρηση είναι αυτός της δημιουργίας αναφορών. «Ψηφιακά εργαλεία» όπως το Notion AI, το ClickUp AI και το Google Looker Studio χρησιμοποιούν τις δυνατότητες της Τεχνητής Νοημοσύνης για τη δημιουργία συνοπτικών αναφορών, επιτρέποντας με τον τρόπο αυτόν στους επιχειρηματίες να λαμβάνουν γρήγορα αποφάσεις βάσει δεδομένων που προκύπτουν από εκτενείς και σε βάθος αναλύσεις και όχι σε… ριψοκίνδυνες εκτιμήσεις.
Μήπως, όμως, όλα αυτά είναι «πολυτέλεια»; Η απάντηση είναι κάθετα αρνητικό. Η ενσωμάτωση της Τεχνητής Νοημοσύνης στις λειτουργίες του back office της κάθε επιχείρησης δεν αποτελεί πλέον πολυτέλεια. Είναι, πλέον, μια αναγκαιότητα για τις επιχειρήσεις, τόσο για τις μεγάλες όσο και για τις μικρομεσαίες, οι οποίες επιθυμούν να παραμείνουν ανταγωνιστικές.
Με την αυτοματοποίηση των επαναλαμβανόμενων εργασιών, τη βελτίωση της διαχείρισης των εγγράφων, την ανάλυση των ταμειακών ροών και τη δημιουργία συνοπτικών αναφορών, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και πόρους, επιτρέποντας στους εργαζομένους να επικεντρωθούν σε στρατηγικές δραστηριότητες που προκαλούν «προστιθέμενη αξία».
Η υιοθέτηση αυτών των τεχνολογιών μπορεί ακόμη να φαίνεται… προκλητική για πολλούς επιχειρηματίες, ειδικά στην Ελλάδα, όπου οι εξελίξεις «έρχονται» πάντα με μια σχετική καθυστέρηση, αλλά τα οφέλη που προσφέρουν είναι σημαντικά. Οι επιχειρηματίες που επενδύουν στην Τεχνητή Νοημοσύνη σήμερα, όπως τονίζουν όλοι οι αναλυτές διεθνώς, διασφαλίζουν την αποδοτικότητα και την ανταγωνιστικότητα της επιχείρησής τους στο μέλλον.
Η ενσωμάτωση της Τ.Ν. στις back office λειτουργίες δεν είναι απλώς μια τεχνολογική αναβάθμιση. Είναι μια στρατηγική επένδυση που μπορεί να μεταμορφώσει τον τρόπο λειτουργίας μιας επιχείρησης, καθιστώντας την πιο ευέλικτη, αποδοτική και ανταγωνιστική.
Σημειώνεται ότι, σύμφωνα με σχετική έκθεση της Google, οι εργαζόμενοι στο Ηνωμένο Βασίλειο, για παράδειγμα, θα μπορούσαν να εξοικονομήσουν κατά μέσο όρο 122 ώρες ετησίως ενσωματώνοντας την Τ.Ν. σε διοικητικά καθήκοντα, συμβάλλοντας ενδεχομένως με 400 δισ. λίρες στην οικονομία της χώρας, μέσω της αυτοματοποίησης επαναλαμβανόμενων εργασιών, όπως είναι η επεξεργασία τιμολογίων και η καταχώριση δεδομένων.
Πρακτικά βήματα για την ενσωμάτωση του «ψηφιακού συνεργάτη»
Για τους επιχειρηματίες οι οποίοι επιθυμούν να ενσωματώσουν την Τεχνητή Νοημοσύνη στις λειτουργίες του back office της εταιρίας τους, τα βήματα που πρέπει πρακτικά να ακολουθήσουν είναι τα εξής:
1) Αξιολόγηση αναγκών: Να καθορίσουν ποιες διαδικασίες είναι χρονοβόρες και επαναλαμβανόμενες.
2) Επιλογή κατάλληλων εργαλείων: Να αναζητήσουν εργαλεία Τ.Ν. τα οποία να ταιριάζουν στις ανάγκες τους, όπως το UiPath για αυτοματοποίηση διαδικασιών ή το ABBYY για διαχείριση εγγράφων.
3) Εκπαίδευση προσωπικού: Να εξασφαλίσουν ότι το προσωπικό είναι εξοικειωμένο με τα νέα εργαλεία και διαδικασίες.
4) Πιλοτική εφαρμογή: Να αρχίσουν με μια πιλοτική εφαρμογή σε μια συγκεκριμένη διαδικασία για να αξιολογήσουν τα αποτελέσματα.
5) Αξιολόγηση και βελτιστοποίηση: Μετά την πιλοτική εφαρμογή, να προχωρήσουν στην τελική αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και να προχωρήσουν στις απαιτούμενες βελτιώσεις πριν από την πλήρη ενσωμάτωση της Τεχνητής Νοημοσύνης.
ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΝΤΥΠΗ ΕΚΔΟΣΗ (ΦΥΛΛΟ 2/5/2025)
